Riester-Prozessoptimierung

KUNDE: DEVK Versicherungen

UNSERE AUFGABEN: Zwei Fachberater Riester

ZEITRAUM: August 2011 bis März 2012

TOOL-BOX:

·    Java

·    Unified Modeling Language (UML)

AUSGANGSLAGE: Das bisherige Prozessvorgehen bei der Verwaltung von Riester-Verträgen wies aufgrund der stark gewachsenen Anzahl Verbesserungspotenzial auf. Rückmeldungen der Zulagenstelle, Klärungsgespräche mit dem Kunden sowie Prozesse zum Anbieterwechsel mussten neu modelliert und standardisierter gestaltet werden. Das Ziel: eine höhere Effizienz.

AUFGABE: Der Kunde beauftragte Outcome mit dem Redesign beziehungsweise der Neumodellierung der Prozesse zum Anbieterwechsel im Riester-Umfeld. Automatisierte Abläufe sollen die Fehlertoleranz minimieren und den manuellen Aufwand reduzieren. Im Prozess zur Bearbeitung der Rückmeldungen wurden den Mitarbeitern Hilfetexte und Arbeitsanweisungen zur Verfügung gestellt.

BEST PRACTICES: Outcome hat generische Prozesse modelliert, die nachhaltig und zukunftssicher sind. „Lean-Prozesse“ erlauben eine effiziente Vorgehensweise bei Beachtung der Null-Fehler-Toleranz. Es wurden Konzepte zur automatischen Abwicklung des Anbieterwechsels entwickelt, realisiert und durch systematische Tests bestätigt. Für die Bearbeitung der Rückmeldungen wurden Erklärungs- und Arbeitsanleitungen in einem System abgelegt. Auswertungen dokumentieren den Arbeitsfortschritt.

ERGEBNIS: Die Effizienz der Bearbeitung stieg deutlich, so dass eine Bearbeitung des erhöhten Volumens durch die verfügbaren Mitarbeiter sichergestellt ist. Eine höhere Automatisierung der Abläufe sorgt für Fehlerfreiheit und Zuverlässigkeit und beugt Lastspitzen bei der manuellen Eingabe vor.